Утверждена
постановлением
администрации округа
от 01.01.2023 № 31
Приложение 1
ПОЛИТИКА
ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В АДМИНИСТРАЦИИ БЕЛОЗЕРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА
1.Общие положения
1.1. Настоящая Политика обработки персональных данных (далее – Политика) разработана в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон), Трудовым кодексом Российской Федерации, Семейным кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации, Кодексом Российской Федерации об административных нарушениях, Градостроительным кодексом Российской Федерации, Жилищным кодексом Российской Федерации, федеральными законами, законами Вологодской области и иными нормативно-правовыми актами.
1.2. Настоящий документ устанавливает порядок организации обработки персональных данных в администрации Белозерского муниципального округа (далее – Оператора).
1.3. Настоящая Политика разработана в целях обеспечения реализации требований законодательства РФ в области обработки персональных данных, направленного на обеспечение защиты прав и свобод субъекта персональных данных при обработке его персональных данных, а также с целью установления ответственности должностных лиц Оператора, имеющих доступ к персональным данным, за нарушение требований по обработке персональных данных.
1.4. Настоящая Политика обязательна для исполнения работниками администрации Белозерского муниципального округа, участвующими в обработке персональных данных.
1.5. Все работники администрации Белозерского муниципального округа при приеме на работу обязаны подписывать обязательство о неразглашении конфиденциальной информации, в том числе персональных данных.
1.6. Бывшие сотрудники администрации Белозерского муниципального округа обязуются исполнять требования по нераспространению персональных данных, обрабатываемых в администрации, в течение всего времени, что сведения являются конфиденциальными.
1.7. Настоящая Политика доводится до всех работников администрации Белозерского муниципального округа, а также до иных третьих лиц, имеющих доступ к персональным данным, обрабатываемых в администрации Белозерского муниципального округа.
1.8. Оператор имеет право вносить изменения в настоящую Политику. Пересмотр и актуализация Политики проводится в следующих случаях:
1) по результатам контрольных мероприятий и проверок контролирующих органов, выявивших несоответствия требованиям по обеспечению безопасности персональных данных;
2) при изменении законодательства в области персональных данных;
3) при изменении состава обрабатываемых персональных данных и целей их обработки.
2.Основные понятия
2.1. Понятия, связанные с обработкой персональных данных, используются в том значении, в котором они приведены в статье 3 Закона, в частности:
персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
оператор персональных данных (оператор) – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становиться невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
3. Состав обрабатываемых ПДн
3.1. В зависимости от субъекта персональных данных Оператор обрабатывает персональные данные следующих категорий субъектов:
- работники – физические лица, связанные с оператором трудовыми отношениями;
- члены семьи (при их отсутствии - близкие родственники) работников – физические лица, находящиеся в семейных (родственных) отношениях с работниками Оператора;
- кандидаты на вакантные должности – физические лица, претендующие на замещение вакантных должностей оператора;
- контрагенты – физические лица, с которыми у оператора заключены договоры гражданско-правового характера;
- получатели муниципальных услуг – физические лица, обратившиеся к Оператору за получением муниципальных услуг согласно специфике Оператора;
- иные субъекты в связи с заключением Оператором иных сделок, не противоречащих законодательству Российской Федерации и Уставу Оператора.
3.2. Обрабатываемые Оператором персональные данные могут быть отнесены к общедоступным персональным данным на основании федеральных законов РФ, которые не распространяют на них требования по соблюдению конфиденциальности, или с письменного согласия субъекта персональных данных.
3.3. При определении правовых оснований обработки персональных данных должны определяться реквизиты федерального закона, а также иных подзаконных актов и документов органов государственной власти, которые требуют обработку персональных данных, или иных документов, являющимися такими основаниями. Обработка персональных данных без документально определенного и оформленного правового основания обработки персональных данных не допускается.
4. Обработка персональных данных
4.1. Обработка персональных данных осуществляется Оператором на основе следующих принципов:
4.1.1. Обработка персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе;
4.1.2. Обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.
4.1.3. Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
4.1.4. Содержание и объем, обрабатываемых персональных данных, должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;
4.1.5. При обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор должен принимать необходимые меры, либо обеспечить их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных;
4.1.6. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения не установлен федеральным законом, договором, стороной которого выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению, либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
4.2. Обработка персональных данных в администрации округа может осуществляться различными способами в зависимости от целей обработки, объема, содержания и категории обрабатываемых персональных данных.
5.Согласие на обработку персональных данных
5.1. Оператор осуществляет обработку персональных данных субъектов в случаях, установленных законодательством Российской Федерации в области персональных данных. Одним из таких случаев является предоставление субъектом согласия на обработку его персональных данных. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Оператор обеспечивает получение конкретного, информированного и сознательного согласия субъекта на обработку его персональных данных.
Оператор обеспечивает конфиденциальность обрабатываемых персональных данных: не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
5.2. Если иное не предусмотрено федеральным законом, следующие действия осуществляются Оператором только при наличии согласия субъекта персональных данных:
- поручение обработки персональных данных другому лицу на основании заключаемого с этим лицом договора;
- раскрытие и распространение персональных данных третьим лицам.
Кроме того, согласие субъекта персональных данных требуется в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
5.3. Обработка специальных категорий персональных данных, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, не допускается, за исключением случаев:
5.3.1. субъект персональных данных дал согласие в письменной форме на обработку своих персональных данных;
5.3.2. персональные данные сделаны общедоступными субъектом персональных данных;
5.3.3. обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством о государственной социальной помощи, трудовым законодательством, законодательством Российской Федерации о пенсиях по государственному пенсионному обеспечению, о трудовых пенсиях;
5.3.4. обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия субъекта персональных данных невозможно;
5.3.5. обработка персональных данных осуществляется в медико-профилактических целях, в целях установления медицинского диагноза, оказания медицинских и медико-социальных услуг при условии, что обработка персональных данных осуществляется лицом, профессионально занимающимся медицинской деятельностью и обязанным в соответствии с законодательством Российской Федерации сохранять врачебную тайну;
5.3.6. обработка персональных данных членов (участников) общественного объединения или религиозной организации осуществляется соответствующими общественным объединением или религиозной организацией, действующими в соответствии с законодательством Российской Федерации, для достижения законных целей, предусмотренных их учредительными документами, при условии, что персональные данные не будут распространяться без согласия в письменной форме субъектов персональных данных;
5.3.7. обработка персональных данных необходима для установления или осуществления прав субъекта персональных данных или третьих лиц, а равно и в связи с осуществлением правосудия;
5.3.8. обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством РФ об обороне, о безопасности, о противодействию терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, об оперативно-розыскной деятельности, об исполнительном делопроизводстве, уголовно-исполнительным законодательством;
5.3.9. обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством об обязательных видах страхования, со страховым законодательством;
5.3.10. обработка персональных данных осуществляется в случаях, предусмотренных законодательством РФ, государственными органами, муниципальными органами или организациями в целях устройства детей, оставшихся без попечения родителей, на воспитание в семьи граждан.
5.4. Обработка сведений, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые использует Оператор для установления личности субъекта персональных данных могут обрабатываться только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных. Обработка биометрических персональных данных может осуществляться оператором без согласия субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством РФ по противодействию терроризму, и иных случаях, указанных в ч. 2ст.11 Федерального закона № 152-ФЗ.
5.5. В случаях, когда обработка персональных данных может осуществляться оператором только с согласия субъекта персональных данных, оператор получает от субъекта персональных данных или его представителя согласие на обработку персональных данных в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не предусмотрено федеральным законом. В случае получения согласия на обработку персональных данных от представителя субъекта персональных данных оператором проверяются полномочия данного представителя на предоставление согласия от имени субъекта персональных данных. Если предоставление персональных данных является обязательным в соответствии с федеральным законом, оператор разъясняет субъекту персональных данных юридические последствия отказа предоставить его персональные данные.
5.6. В случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных. Равнозначным содержащему собственноручную подпись субъекта персональных данных согласию в письменной форме на бумажном носителе признается согласие в форме электронного документа, подписанного в соответствии с федеральным законом электронной подписью.
5.7. Для обработки персональных данных, содержащейся в согласии субъекта на обработку персональных данных, дополнительное согласие не требуется.
5.8. В случае недееспособности субъекта персональных данных согласие на обработку его персональных данных дает законный представитель субъекта персональных данных.
5.9. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных. В случае отзыва согласия на обработку персональных данных Оператор продолжает обработку персональных данных, если это не противоречит законодательству о персональных данных.
6. Права субъекта персональных данных
6.1. Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных. Состав предоставляемых сведений, а также порядок, правила и сроки их предоставления установлены настоящей Политикой и иными положениями Закона.
6.2. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами, в том числе. Если обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма.
6.3. Субъект персональных данных вправе требовать от оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
6.4. Иные права субъекта персональных данных, в том числе право на обжалование действий или бездействий Оператора, установлены Законом.
7. Организация учета и хранения, обрабатываемых персональных данных
7.1. Сроки хранения документов содержащих персональные данные, регулируются «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием срока хранения», утвержденного Приказом Министерством РФ от 25.08.2010 № 558 и других требований федерального законодательства.
7.2. В целях обеспечения безопасности персональных данных, обрабатываемых без использования средств автоматизации, в отношении каждой категории персональных данных оператором определяются места хранения персональных данных (материальных носителей) и устанавливается перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ. Оператором обеспечивается раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ.
8. Организация защиты персональных данных
8.1. Оператор обязан обеспечить безопасность персональных данных при их обработке и принимать необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.
8.2. Оператор принимает меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными актами, в частности:
- издает документы, определяющие политику в отношении обработки персональных данных, локальные акты, устанавливающие процедуры, направленные на предотвращения и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений;
- применяет правовые, организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных;
- осуществляет внутренний контроль соответствия обработки персональных данных Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных;
8.3. Обеспечение безопасности персональных данных в администрации округа должно осуществляться на основе следующих принципов:
- соблюдение конфиденциальности персональных данных и иных характеристик их безопасности;
- реализация права на доступ к персональным данным лиц, доступ которых к таким данным разрешается в рамках действующего законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами администрации;
- обеспечение защиты информации, содержащей персональные данные, от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;
- проведение мероприятий, направленных на предотвращение несанкционированной передачи их лицам, не имеющим права доступа к такой информации;
- своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным;
- недопущение воздействия на технические средства автоматизированной обработки персональных данных, в результате которого может быть нарушено их функционирование;
- возможность незамедлительного восстановления персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
- постоянный контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и обеспечением уровня защищенности персональных данных;
- применение средств защиты информации, прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия;
- определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, разработка моделей угроз;
- проведение оценки эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;
- организация учета машинных носителей персональных данных;
- обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных.
8.4. Мероприятия по обеспечению безопасности персональных данных должны носить комплексный характер и включать в себя правовые, организационные и технические меры.
8.5. Все сотрудники администрации Белозерского муниципального округа, имеющие доступ к персональным данным, обязаны ознакомиться с положениями законодательства Российской Федерации в области персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, документами определяющими политику администрации в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных.
9. Распространение и передача персональных данных
9.1. Оператор вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральными законами Российской Федерации, на основании заключаемого с этим лицом договора, в том числе муниципального контракта, либо путем принятия муниципальным органом соответствующего акта (далее – поручение Оператора). Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных».
В поручении Оператора должны быть определены перечень передаваемых персональных данных, перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, и цели обработки, должна быть установлена обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также должны быть указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных.
9.2. Сторонние организации, осуществляющие обработку персональных данных по поручению Оператора, не обязаны получать согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
9.3. Сторонние организации, осуществляющие обработку персональных данных по поручению Оператора, несут ответственность перед оператором.
9.4. Обмен персональными данными при их обработке в информационных системах осуществляется по каналам связи, защита которых обеспечивается путем реализации соответствующих организационных мер или путем применения технических средств. Размещение информационных систем и охрана помещений, в которых ведется работа с персональными данными, организация режима обеспечения безопасности в этих помещениях должна обеспечивать сохранность носителей персональных данных, а также исключать возможность неконтролируемого проникновения или пребывания в этих помещениях посторонних лиц.
9.5. Передача отчетности в органы: Социальный фонд Российской Федерации, Межрайонную инспекцию федеральной налоговой службы, осуществляется по сети Интернет с использованием средств криптозащиты.
9.6. Запросы пользователей информационной системы на получение персональных данных, а также факты предоставления персональных данных по этим запросам регистрируются автоматизированными средствами информационной системы в электронном журнале обращений. Содержание электронного журнала обращений периодически проверяется администратором информационной безопасности. При обнаружении нарушений порядка предоставления персональных данных Оператор незамедлительно приостанавливает предоставление персональных данных пользователям информационной системы до выявления причин нарушений и устранения этих причин.
10. Сроки или условия прекращения обработки персональных данных
10.1. В случае достижения цели обработки персональных данных Оператор обязан прекратить обработку персональных данных или обеспечить ее прекращение и уничтожить персональные данные в срок не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между Оператором и субъектом персональных данных либо, если оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных, на основаниях, предусмотренных Федеральным законом № 152-ФЗ или другими федеральными законами.
10.2. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
10.3. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных оператор обязан прекратить их обработку или обеспечить прекращение такой обработки (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Оператора) и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей обработки персональных данных, уничтожить персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между Оператором и субъектом персональных данных либо, если оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных, на основаниях, предусмотренных Федеральным законом № 152-ФЗ или другими федеральными законами.
10.4. Оператор обязан по требованию субъекта персональных данных или Уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных уничтожить не достоверные или полученные незаконным путем персональные данные. Оператор обязан уничтожить такие персональные данные в срок, не превышающий семи рабочих дней со дня представления субъектом персональных данных или его представителем сведений, подтверждающих, что персональные данные являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки.
11. Процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства в отношении обработки персональных данных и устранение таких последствий
11.1. К процедурам, направленным на предотвращение и выявление нарушений законодательства в отношении обработки персональных данных и устранение таких последствий относятся:
- реализация мер, направленных на обеспечение выполнения оператором своих обязанностей;
- выполнение предусмотренных законодательством в области персональных данных обязанностей, возложенных на Оператора;
- личная ответственность работников, осуществляющих обработку либо осуществление доступа к персональным данным;
- организация рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей и ответов на такие запросы;
- организация внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных, установленным действующим законодательством в области персональных данных и локальными актами Оператора;
- сокращение объема обрабатываемых данных;
- сокращение должностей работников, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным;
- стандартизация операций осуществляемых с персональными данными;
- определение порядка доступа работников в помещения, в которых ведется обработка персональных данных;
- проведение необходимых мероприятий по обеспечению безопасности персональных данных и носителей их содержащих;
- проведение периодических проверок условий обработки персональных данных;
- повышение осведомленности работников, осуществляющих обработку персональных данных либо осуществляющих доступ к персональным данным, путем их ознакомления с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных (в том числе с требованиями к защите персональных данных), локальными актами Оператора по вопросам обработки персональных данных и (или) организации обучения указанных работников;
- своевременное блокирование, внесение изменений и уничтожение персональных данных в предусмотренных действующим законодательством в области персональных данных случаях;
- оповещение субъектов персональных данных в предусмотренных действующим законодательством в области персональных данных случаях;
- разъяснение прав субъектам персональных данных в вопросах обработки и обеспечения безопасности их персональных данных;
- публикация на официальном сайте Белозерского муниципального округа документов, определяющих политику в отношении обработки персональных данных.
12. Ответственность
12.1. Работники администрации округа, виновные в нарушении норм по обработке персональных данных, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.